Rekisteriseloste

Rekisteriseloste                                           20.5.2018

Rekisterin pitäjä:

                 Yritys:

                      Speri Oy/Lääkärikeskus Villus (Y-tunnus 2749570-1)

                      Moisionkatu 2

                      81700 Lieksa

 

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:

 

                      Katja Kalkasmaa, Speri Oy:n/ Lääkärikeskus Villus tietosuojavastaava

                      Moisionkatu 2

                      81700 Lieksa

                      p. 013 521559 (Villus)

 

Rekisterin nimi:

 

                      Speri Oy / Lääkärikeskus Villus potilasrekisteri

 

Yhteisrekisteri itsenäisten rekisterinpitäjien välillä:

 

Speri Oy / Lääkärikeskus Villuksella työskentelee terveydenhuollon ammattihenkilöitä itsenäisinä ammatinharjoittajina ja erillisten yritysten kautta palvelun tuottajina Lääkärikeskus Villuksen tiloissa. Speri Oy/Lääkärikeskus Villus on tehnyt palveluntuottosopimukset edellä mainittujen terveydenhuollon ammattihenkilöiden kanssa. Lääkärikeskus Villuksen potilasrekisteri on yhteisrekisteri edellä mainittujen toimijoiden kesken. Erillisellä sopimuksella on sovittu jokaisen toimijan kanssa, että Lääkärikeskus Villuksen yhteisrekisterissä olevat potilastiedot eivät siirry ammatinharjoittajien ja yritysten kautta toimivien palveluntuottajien omiin rekistereihin.

 

Potilasrekisterin käyttötarkoitus:

 

                      Potilastietojen käsittely perustuu lakiin tai potilaan suostumukseen.

Potilasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään potilaan tutkimuksen ja hoidon suunnittelussa ja toteutuksessa sekä arkistoinnissa. Potilasrekisterin tietoja käytetään myös yksityisestä terveydenhuoltotoiminnasta annettujen säädösten ja määräysten toteuttamisessa.

                     

Potilasrekisteriin kerättävät tiedot:

 

Potilasrekisteriin tallentuvat potilaan itsensä ajanvarauksen yhteydessä luovuttamat tiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja mahdollisesti myös sähköpostiosoite. Myös potilaan hoitoa ja tutkimusta koskevat laskutustiedot ovat rekisterissä.

 

Alaikäisen potilaan huoltajan, laillisen edustajan ja potilaan nimeämän yhteyshenkilön henkilötiedot tallentuvat rekisteriin.

 

Potilasrekisteriin tallentuvat potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan kannalta välttämättömät ja oleelliset terveydentilatiedot, tutkimuslöydökset, kuvantamistutkimustulokset, laboratoriotulokset ja muut näytteenottovastaukset. Myös lausunnot, todistukset, lähetteet, palautteet ja tutkimusmääräykset tallentuvat potilastietojärjestelmään.

 

Potilaan tietosuojaa koskevat merkinnät tallentuvat potilasrekisteriin. Tämä käsittää potilaan antamat suostumukset koskien yhteisrekisteriä, hoito-ohjeiden postitusta, tekstiviestien lähetystä ja terveystietojen luovutusta ja luovutuslokia. Myös potilaalle annettu informaatio e-reseptistä, sähköistä laboratoriovastauksista ja Kanta-informaatiosta sekä Kanta-suostumus tallentuvat potilasrekisteriin.

 

Sähköisen rekisterin lisäksi ylläpidetään paperista osarekisteriä, johon tallennetaan potilaan allekirjoituksen vaatimat suostumukset ja kiellot.

 

Potilastietojen säilytysaika:

                     

Potilasrekisteriin tallennettujen tietojen säilytysajoista noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa lakiperusteista sääntelyä potilastietojen säilytysajoista.

 

Mistä saamme potilastiedot?

 

Potilas itse antaa tiedot varatessaan ajanvarauksessa, toimistolla tai puhelimitse. Tietoja antaa myös alaikäisen huoltaja tai potilaan laillinen edustaja.

Lääkärikeskus Villuksen henkilökunta lisää tietoja potilasrekisteriin sitä mukaa kun hoidossa muodostuu uusia tietoja, kuten laboratoriovastaukset, patologin vastaukset.

 

Tarvittaessa potilaan suostumuksella tilataan tai haetaan terveydentilaa koskevia tietoja muista terveydenhuollon toimintayksiköistä tai KanTa-arkistosta ja oleelliset tiedot talletetaan potilasrekisteriin.

 

Kuka muu saattaa käsitellä Lääkärikeskus Villuksen potilasrekisterin tietoja?

 

                      Yhtyneet Medix Laboratoriot Oy (Y-tunnus 2281070-9).

                                            patologin tutkimukset.

 

                      Tieto Oyj (Y-tunnus 0101138-5) 30.6.2018 asti.

Tuottaa sähköisen potilastietojärjestelmän, ja e-reseptiyhteyden Speri Oy/Lääkärikeskus Villukselle. Vastaa potilastietojärjestelmän teknisestä ylläpidosta ja tietoturvasta järjestelmän osalta.

 

                      Mediconsult 1.8.2018 alkaen. 

                                             Tuottaa sähköisen potilastietojärjestelmän, ja e-reseptiyhteyden Speri Oy/Lääkärikeskus Villukselle. Vastaa potilastietojärjestelmän teknisestä                                                               ylläpidosta ja tietoturvasta järjestelmän osalta.

 

                      Kela

                     

                      E-reseptikeskus (Kelan ylläpitämä)

 

Potilastiedot liikkuvat tietyissä tilanteissa suljettuina kirjeitse, Postin

välityksellä.

 

Potilastietojen suojaaminen:

 

Potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Niitä ei saa luovuttaa sivullisille.

 

Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan kyseisessä toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilasta hoitavat henkilöt ja hoidon järjestämiseen osallistuvat henkilöt, kukin vain siinä laajuudessa mitä toimenkuva vaatii.

 

Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Potilastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla. Paperiset asiakirjat pidetään lukituissa kaapeissa, lukituissa tiloissa.

 

Potilastietojen luovutus:

Potilastietoja voidaan luovuttaa potilaan yksilöidyllä suostumuksella taikka mikäli asiasta on laissa nimenomaisesti erikseen säädetty. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Silloin, kun tietojen luovutus edellyttää potilaan suostumusta, tällä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus.

 

Tarvittaessa potilasrekisterin tietoja luovutetaan:

Potilaan suullisella suostumuksella potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle jatkohoitoa varten.

 

Toiselle suomalaiselle tai ulkomaiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle ilman potilaan suostumusta tutkimuksen ja hoidon toteuttamiseksi mikäli potilaalla ei ole mielenterveyshäiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaaman syyn vuoksi edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä eikä hänellä ole laillista edustajaa, taikka jos suostumusta ei voi saada potilaan tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi.

 

Kirjallisella luvalla tai lainsäännöksen perusteella vakuutusyhtiölle.

 

Huoltajalle, muulle lailliselle edustajalle tai potilaan lähiomaiselle, jos potilas on antanut tähän suostumuksen.

 

Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen.

 

Potilaan oikeudet potilasrekisterin suhteen:

                     

                      Potilaalla on oikeus tarkastaa potilasrekisteriin tallennetut henkilötiedot.

                      Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti tällä lomakkeella (linkki).

 

Tarkastuspyyntö osoitetaan merkinnän tehneelle henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan evätä vain tilanteissa joissa annettava tieto merkittävästi vaarantaa potilaan terveyden tai hoidon, tai jonkun muun oikeudet.

 

Potilaalla on oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista ilman viivytystä. Vaatimus tehdään kirjallisesti. Vaatimus toimitetaan merkinnän tehneelle henkilölle tai rekisterin ylläpitäjälle.

 

Korjaamista vaativa pyyntö toimitetaan henkilökohtaisesti toimintayksikköön ja henkilöllisyys varmistetaan tässä yhteydessä. Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään tausta-arkistoon siten että sekä virheellinen että korjattu merkintä ovat myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste tulee merkitä potilasasiakirjoihin.

 

Potilaalla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Potilaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

Yhteydenotto:

 

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissä tulee rekisteröidyn henkilön ottaa yhteyttä Lääkärikeskus Villukseen henkilökohtaisesti Lääkärikeskus Villuksen toimistoon ja/tai tarvittaessa kirjallisesti. Käynti- ja postiosoite on: Moisionkatu 2 81700 Lieksa. Henkilöllisyys varmistetaan tarpeen vaatiessa. Lääkärikeskus Villus voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään asiaansa.

 

 

Lomakkeet:

Rekisterintarkastus tai korjausvaatimusta varten lomakkeen voi noutaa Lääkärikeskus Villukselta.